De afgelopen jaren ging het bij Common Ground vaak over de vraag óf gemeenten hun informatievoorziening anders moesten organiseren. Die fase lijkt steeds verder achter ons te liggen. De richting is voor de meeste organisaties helder. De nieuwe vraag is praktischer én ingewikkelder: hoe kom je van ambitie naar een werkende, beheersbare inrichting? Volgens Raakvlak-adviseur Freek Hoebers begint daar het echte veranderwerk.

“Waar je in het begin bij Common Ground nog heel veel vraagtekens op gezichten zag, is dat tegenwoordig toch anders”, merkt Freek. Hij werkt al jaren aan digitale dienstverlening bij gemeenten en ziet de gesprekken veranderen. “Je hoeft niet iedere keer meer het hele verhaal vanaf het begin te vertellen.”

Dat klinkt als goed nieuws. En dat is het ook. Gemeenten zijn verder. Portalen, digitale formulieren en onderdelen van het klantcontact zijn op veel plekken inmiddels ingericht of volop in ontwikkeling. Tegelijkertijd ontstaat daarmee een nieuwe fase. Een waarin architectuurprincipes steeds vaker moeten worden vertaald naar concrete keuzes, migraties, koppelingen en beheer. En dat blijkt in de praktijk een stuk weerbarstiger dan een architectuurplaat.

Van overtuigen naar organiseren

Bij verschillende middelgrote gemeenten ziet Freek hetzelfde patroon. De overtuiging dat dienstverlening modulairder en meer volgens Common Ground-principes moet worden ingericht, is er vaak al. De vragen gaan inmiddels over de uitvoering: welke componenten nemen we af? Wat doen we eerst? Hoe richten we het beheer in? Welke systemen blijven voorlopig bestaan? En hoe zorgen we dat nieuwe onderdelen daadwerkelijk met elkaar samenwerken?

Vooral rond zaakafhandeling ziet hij gemeenten zoeken. De voorkant van de dienstverlening is op veel plekken al behoorlijk ontwikkeld. De volgende stap raakt dieper aan bestaande processen en systemen. “Gemeenten weten vaak dát ze verder willen. De vraag is vooral: wat gaan we precies doen en in welke volgorde?”

Dat verschil is belangrijk. Want een transitie slaagt uiteindelijk niet op de visie alleen. Er moeten koppelingen worden aangevraagd, omgevingen ingericht, formulieren gemigreerd, afhankelijkheden in kaart gebracht en keuzes gemaakt over wat op welk moment haalbaar is. Daarmee verschuift ook de expertise die gemeenten nodig hebben. Van iemand die vooral het gedachtegoed kan uitleggen, naar mensen die het speelveld kennen én de vertaalslag naar uitvoering kunnen maken.

Grip is óók een technisch vraagstuk

De opdracht van Freek bij gemeente Hoorn laat dat goed zien. Door uitval binnen het functioneel beheerteam ontstond daar een capaciteitsprobleem, terwijl tegelijkertijd een migratie naar onderdelen van PodiumD moest worden afgerond. Voor het einde van het jaar moesten belangrijke stappen zijn gezet.

Freek begon daarom niet met een groot toekomstplan. Eerst bracht hij structuur aan. Openstaande meldingen wegwerken, documentatie aanvullen, afhankelijkheden inventariseren en een planning maken voor de migratie. “De eerste stap is echt: zorgen dat de basis weer op orde is.”

Deze operationele zaken zijn cruciaal: want als capaciteit wegvalt terwijl verschillende veranderingen naast elkaar lopen, verdwijnt al snel het overzicht. Freek maakte daarom al vroeg een inventarisatie van alles wat nog moest gebeuren. Dat gaf volgens hem zichtbaar rust binnen de organisatie. Niet omdat daarmee al het werk verdwenen was, maar omdat duidelijk werd waar de organisatie stond en welke stappen nog nodig waren. “Dat stukje grip is echt een ding.”

Weten waar je moet zijn

Grip ontstaat daarbij niet alleen door goed projectmanagement. In een modulair informatielandschap is inhoudelijke ervaring minstens zo belangrijk. Een koppeling met DigiD, eHerkenning of een betaalvoorziening is op papier misschien één regel in een planning. In werkelijkheid zit daar een wereld achter van aanvragen, doorlooptijden, testen en afstemming met leveranciers en interne stakeholders.

Daar helpt ervaring. “Als je niet weet hoe zoiets werkt, moet je je er eerst helemaal in verdiepen. Ik weet inmiddels redelijk goed waar ik moet zijn.” Dat is een belangrijk inzicht: gemeenten hebben bij dit soort transities niet per se méér plannen nodig. Ze hebben mensen nodig die architectuur, dienstverlening en uitvoering met elkaar kunnen verbinden. Die begrijpen waar een organisatie naartoe wil, maar óók weten welke praktische stappen morgen gezet moeten worden.

De volgende fase van Common Ground

Dat Common Ground inmiddels breder wordt geaccepteerd, betekent dus niet dat de transitie eenvoudiger wordt. Misschien begint de ingewikkeldste fase juist nu. De grote principes krijgen gevolgen voor bestaande systemen, contracten, processen, teams en verantwoordelijkheden. Gemeenten moeten keuzes maken terwijl de dienstverlening gewoon doorgaat. En ondertussen ontstaan er steeds nieuwe mogelijkheden.

Soms betekent dat vooruitkijken naar de volgende component. Soms juist bewust temporiseren. Freek herinnert zich een gemeente die binnen enkele maanden een complete overstap naar Open Formulieren wilde realiseren terwijl de omgeving nog niet eens was opgeleverd. Zijn advies was helder: wees realistisch en neem je tijd. Een transitie wordt niet beter doordat je hem koste wat kost versnelt.