Gemeente Oost Gelre werkt aan de overstap naar PodiumD. Daarbij worden ongeveer vijftig bestaande formulieren niet alleen technisch overgezet, maar ook inhoudelijk tegen het licht gehouden. Kloppen ze nog met de huidige processen? Kunnen ze eenvoudiger, slimmer of gebruiksvriendelijker? Raakvlak ondersteunt de gemeente bij die transitie.

Een nieuwe baan, je eerste opdracht én voor het eerst aan de slag binnen een gemeente. Onze collega Paul van de Munckhof duikt meteen in het diepe. Bij gemeente Oost Gelre helpt hij de komende maanden via een trainee-opdracht waarin bouwen, uitzoeken en leren samenkomen.

Gemeente Oost Gelre moet de e-Suite uitfaseren. Onderdeel daarvan is de overstap van de bestaande digitale formulieren naar Open Formulieren. Daar kan Paul direct zijn tanden in zetten. “Ik ondersteun bij de transitie naar Open Formulieren. We bekijken de bestaande formulieren, gaan in gesprek met de vakafdelingen over hun wensen en vervolgens configureer ik het formulier in de nieuwe omgeving.”

Niet simpelweg één op één overzetten

De overgang naar Open Formulieren is meteen een goede aanleiding om kritisch naar de formulieren te kijken. Klopt de inhoud nog? Past het formulier bij het huidige proces? Kan iets makkelijker of gebruiksvriendelijker?

Paul bespreekt dat samen met de betrokken vakafdeling. Pas daarna wordt het formulier opnieuw opgebouwd. “Zo moet er uiteindelijk niet alleen een nieuwe, maar ook een betere formulierenomgeving ontstaan.”

De eerste formulieren zijn inmiddels onderhanden genomen. “Ik ben begonnen met een parkeerontheffing en een subsidieformulier voor welzijn en sport. Die waren op zichzelf niet heel complex. Maar je merkt al snel: je kunt het zo complex maken als je zelf wilt.” Zeker wanneer er bijvoorbeeld logica wordt toegevoegd waardoor het formulier zich aanpast aan de antwoorden die iemand geeft. Juist dat uitzoeken vindt Paul interessant. “Als het dynamischer wordt, wordt het ook leuker. Tegelijkertijd moet het beheersbaar blijven. Dat is een leuk snijvlak.”

Leren hoe een gemeente werkt

De opdracht past goed bij de manier waarop Paul via Raakvlak bij de gemeente Oost Gelre is gestart: als trainee. Het doel is daarom breder dan vijftig formulieren ombouwen. Paul krijgt ook de ruimte om zich te verdiepen in de systemen, koppelingen en processen rondom Open Formulieren.

En minstens zo belangrijk: hij leert hoe het er binnen een gemeente aan toegaat. “Het is mijn eerste keer bij een gemeente. Dan is het interessant om mee te krijgen: hoe werkt het hier eigenlijk? Wat hoor en zie je en hoe lopen de processen?”

Daarbij zit Paul niet vijf dagen per week achter een beeldscherm. Op maandag en dinsdag werkt hij op locatie in Oost Gelre en spreekt hij onder andere met de verschillende vakafdelingen. “Dat vind ik juist leuk. Ik hoef niet veertig uur per week achter mijn computer te zitten. Met afdelingen in gesprek gaan, wensen ophalen en daarna lekker aan de slag: die combinatie past goed bij mij.”

Meteen onderdeel van het team

Paul werkt binnen een klein projectteam samen met onder anderen de projectleider en functioneel beheerders. Daarnaast sluit hij op maandag aan bij het overleg met de contentmanagers. “Het is een leuk team en het klikt goed. Dat maakt het ook makkelijk om vragen te stellen en dingen uit te zoeken.”

De gemeente wil uiterlijk in juli 2027 alle formulieren hebben overgezet. Pauls opdracht loopt in ieder geval tot januari. Dat betekent dat hij de komende maanden nog genoeg formulieren, processen en gemeentelijke afdelingen gaat tegenkomen. Zo kan hij meters maken én ondertussen steeds beter begrijpen hoe de hele informatieketen rondom digitale dienstverlening werkt.