Kan een gemeentelijk proces, applicatie of domein gebruikmaken van ROZA? En zo ja: op welke manier? Die vraag komt binnen Rotterdam steeds vaker terug. Voor Raakvlakker Emiel van Dongen vormt het de kern van zijn nieuwe opdracht bij de gemeente Rotterdam. Samen met de gemeente ontwikkelt hij de Quickscan ROZA.

Explainer: ROZA is de Rotterdamse invulling van Dimpact’s PodiumD, het platform voor dienstverlening: een modulaire keten van samenwerkende voorzieningen voor gemeentelijke taken. Van het indienen van een aanvraag en het behandelen daarvan tot registratie, inzage via een portaal en archivering.

Interessant voor allerlei gemeentelijke processen dus. Maar daarmee ontstaat ook steeds vaker de vraag: past dit proces bij ROZA? Emiel vertelt: “Tot nu toe werd die vraag per casus onderzocht. Dat levert veel waardevolle informatie op, maar maakt het lastig om onderzoeken met elkaar te vergelijken en kennis opnieuw te gebruiken.”

Een vaste check op meer dan techniek

Zo ontstond het idee voor de Quickscan ROZA, een vaste aanpak om snel en gestructureerd te onderzoeken of een proces of applicatie aansluit op ROZA, waar knelpunten zitten en welke vragen nog verder moeten worden uitgezocht. Emiel: “Het is bedoeld als een snelle, gestructureerde hoogover analyse van een bestaande situatie. Wat is er nu? Wat biedt ROZA? En hoe goed sluiten die twee op elkaar aan?”

Daarbij kijken ze nadrukkelijk verder dan de techniek. Waarom is verandering nodig? Hoe lopen processen, welke functionaliteiten zijn daarbij nodig, welke componenten en koppelingen spelen een rol en welke gegevens moeten worden gebruikt of vastgelegd? Emiel: “Vervolgens zie je snel wat al goed aansluit op ROZA, wat gedeeltelijk past, waar daadwerkelijk gaten zitten en waar nog onzekerheden bestaan. Ook brengen we in kaart waarvan bepaalde keuzes afhankelijk zijn.”

Dat betekent niet automatisch dat een compleet proces binnen ROZA moet worden ondergebracht. Emiel: “Soms ligt dat wel voor de hand. In andere gevallen is een eigen procesapplicatie die aansluit op de bredere ROZA-keten logischer.”

Juist die open blik is belangrijk. De vraag is niet: hoe krijgen we dit in ROZA? De vraag is: wat past hier het beste, en waarom?

Eerst een vaste meetlat ontwikkelen

Om verschillende casussen op dezelfde manier te kunnen beoordelen, ontwikkelt Emiel samen met Rotterdam eerst een vaste methodiek en een standaardformat voor de quickscan.

“Een belangrijk onderdeel daarvan is het referentiekader. Want voordat je kunt bepalen of iets aansluit, moet duidelijk zijn waar je precies tegen toetst. Denk aan strategische kaders en serviceformules, maar ook aan procesbouwblokken, functionaliteiten, technische componenten, integraties, registers, API’s en informatiemodellen.”

Daarna houden ze het onderzoek bewust praktisch. Emiel: “We beginnen bij wat al bekend en gedocumenteerd is. Pas als daarin informatie ontbreekt, gaan we gericht in gesprek met betrokken medewerkers of verdiepen we specifieke onderdelen. Zo voorkom je dat je voor iedere nieuwe casus opnieuw dezelfde brede inventarisatie moet uitvoeren.”

Subsidies als testcase

Het domein Subsidies is de testcase voor de Quickscan. Emiel: “Daar is al veel onderzoek gedaan. Dat maakt het juist interessant als pilot: lukt het om alle bestaande informatie met de nieuwe methodiek overzichtelijk, vergelijkbaar en herleidbaar bij elkaar te brengen en te analyseren?”

De quickscan wordt vervolgens beoordeeld en inhoudelijke experts van Rotterdam toetsen de uitkomsten. Emiel: “Stellen we de juiste vragen? Ontbreekt er nog iets? Is het detailniveau werkbaar? En vooral: levert de rapportage informatie op waarmee besluitvormers daadwerkelijk verder kunnen?” Hierna wordt de aanpak aangescherpt en mogelijk toegepast op bijvoorbeeld Bezwaar en Beroep of binnen het Sociaal Domein.

Emiel en Joeri combineren praktijk en architectuur

Binnen zijn nieuwe opdracht ontwikkelt en beproeft Emiel namens Raakvlak de Quickscan samen met Joeri Diederen, projectarchitect bij gemeente Rotterdam en Common Ground-specialist. Emiel vertelt: “Joeri kent ROZA/RAVE en de Rotterdamse praktijk, en heeft goed zicht op de bredere Common Ground-architectuur. Zo kan hij de verbinding leggen tussen wat architectonisch logisch klinkt en wat in een gemeentelijke praktijk daadwerkelijk uitvoerbaar is.”

Emiel: “Dat sluit aan bij hoe we vanuit Raakvlak naar dit soort vraagstukken kijken. We kijken niet naar één applicatie of technische oplossing op zichzelf, maar naar de samenhang tussen processen, informatievoorziening en architectuur. Juist daardoor kunnen we abstracte uitgangspunten uit Common Ground en de doelarchitectuur vertalen naar concrete vragen over wat een proces nodig heeft, welke functionaliteit daarbij hoort en hoe de informatievoorziening daarop moet aansluiten.”

Van lokale scan naar gezamenlijk leren

Het eerste doel is praktisch: Rotterdam eerder in een traject duidelijkheid geven over de vraag of aansluiten op ROZA kansrijk is en welke aandachtspunten daarbij horen. Daarmee worden belangrijke knelpunten eerder zichtbaar. Maar de waarde kan uiteindelijk verder reiken.

Als je iedere quickscan op dezelfde manier uitvoert, kun je resultaten uit verschillende domeinen naast elkaar leggen. De bedoeling is bovendien dat de methodiek niet alleen voor Rotterdam bruikbaar is. Als de aanpak zich in de praktijk bewijst, kan die mogelijk ook door andere (G4-)gemeenten worden toegepast. Komen bepaalde knelpunten steeds opnieuw terug? Dan is er misschien niet alleen sprake van een lokaal probleem, maar van een generieke behoefte. “Zulke uitkomsten kunnen aanleiding geven om samen met andere gemeenten of de VNG te kijken waar bestaande oplossingen kunnen worden hergebruikt en waar gezamenlijke doorontwikkeling binnen het Platform voor Dienstverlening mogelijk is.”