Sprintend leren én leveren

Soms bepaalt niet de IT-afdeling het tempo, maar de praktijk. Terwijl Zwolle nog volop bezig was met het verkennen van Open Formulieren als nieuwe Common Ground-component, diende zich al een concrete vraag aan: een interne afdeling had formulieren nodig. En wel binnen een paar maanden. 

Een stevige deadline voor een systeem dat nog in ontwikkeling was. Toch lukte het om in korte tijd live te gaan met drie complexe formulieren. Met hulp van Raakvlak, dat ervaring én structuur inbracht in dit sprinttraject.

Igor: “Hun advies was: begin niet met de meest eenvoudige formulieren. Want dan kom je er pas laat achter wat je eigenlijk ook nog nodig had.”

De gemeente Zwolle zit midden in de transitie naar Podium D, het Common Ground-platform voor dienstverlening van Dimpact. Een ingrijpende operatie waarbij oude systemen worden vervangen door flexibele open source-oplossingen. In een strak tijdpad ging de gemeente Zwolle samen met Geert en Kacper van Raakvlak aan de slag met digitale formulieren. Om snel live te gaan, maar vooral om het proces van bouw naar beheer toekomstbestendig in te richten. En om in recordtijd te ervaren wat tot toen toe nog onbekend was.

Van oude techniek naar een flexibele keten

“Ons zaaksysteem werd uitgefaseerd en had z’n beperkingen. We konden hier niet mee verder”, vertelt Igor van Elburg, programmamanager bij de gemeente Zwolle. Rond 2021 begon de zoektocht naar iets nieuws. “We wilden niet weer helemaal vastzitten aan één leverancier, maar juist flexibeler zijn. Makkelijker kunnen innoveren en kleine stukjes functionaliteit upgraden zonder een hele applicatie te hoeven vervangen.”

De keuze viel op Common Ground en open source-oplossingen, waaronder Open Formulieren. “Er was toen al een leuke visie op de ICT-ontwikkeling, maar nog niet echt een markt waar applicaties beschikbaar waren.” De gemeente stapte daarom met andere gemeenten van vereniging Dimpact in een ontwikkeltraject. “Daar kwamen we tot de conclusie: als het er nog niet is, moeten we het zelf gaan bouwen.”

In het diepe springen

De eerste formulieren moesten voor de zomer live – een ambitieuze opdracht, ingegeven door de lokale politiek die formulieren toegankelijker wil maken. Igor: “Je hebt een nieuw product, dat je nog moet ontdekken en ontwikkelen. Dat was wel spannend: de afdeling heeft een toezegging en deadline nodig, maar je weet nog niet wat je technisch tegen gaat komen.”

Onze informatieketenspecialist Kacper herkent de balans tussen snelheid en zorgvuldigheid. “Uiteindelijk gingen we begin mei online met drie complexe formulieren. Dat was een gedurfde actie.” Igor: “Het lukte met twee formulieren. En toen hebben we met z’n allen twee dagen alles aan de kant gezet om dat laatste formulier ook live te krijgen. Dat was een mooi succes.”

Complexe formulieren, strakke deadlines

Zwolle kreeg in de winter een demo van Joeri van Raakvlak. Igor: “Hun advies was: begin niet met de meest eenvoudige formulieren. Want dan kom je er pas laat achter wat je eigenlijk ook nog nodig had.” Zo hebben leveranciers en ontwikkelaars tijd om binnen de planning met je mee te bewegen. Dat bleek een goede, maar geen gemakkelijke stap. “We hadden het in dit tijdspad niet gered zonder de inzet van Raakvlak. Dan hadden we meer tijd nodig gehad om ontdekken en leren kennen.” 

De harde deadline zorgde voor een heel snelle leercurve, zegt Igor: “Het hele team heeft hard moeten zweten, we moesten het product snel leren kennen en hebben een goede basis neergezet.” De softwarecomponenten zijn nog in ontwikkeling. Kacper: “Je merkt ook dat we nog veel vragen en doorontwikkelpunten hebben, ook voor de ontwikkelaars van de componenten.”

Raakvlak als tandempartner

Raakvlak bracht ervaring in, uit eerdere trajecten bij onder meer gemeente Rotterdam. “Zij hadden al unieke kennis en ervaring bij meerdere gemeenten. Ze kennen ook het oude systeem. En in ons geval moeten de nieuwe formulieren nog op het oude systeem landen, dat vergt heel specifieke kennis”, gaat Igor verder.

Functioneel beheerders van gemeente Zwolle kregen van de Raakvlakkers ondersteuning in het bouwen en begrijpen van het nieuwe systeem. Samen met het team in Zwolle werd gebouwd, getest en geleerd. “We hebben een aantal kennis- en opleidingssessies gedaan, waarin we samen bouwden, en ze lieten zien hoe het werkt. Want je leert het beste tijdens het doen.”

Kennis borgen en documenteren

Een belangrijk aandachtspunt voor Zwolle is kennisbehoud. Igor: “We wilden voorkomen dat als Raakvlak vertrekt, we dingen nog niet snappen of niet weten hoe we verder moeten.” Daarom werden eigen mensen actief meegenomen in het traject. De kennis wordt ondergebracht in de eigen kennisbank van Zwolle, zodat ook beheerders buiten het projectteam ermee kunnen werken.

Doorbouwen met vertrouwen

De eerste fase zit erop, maar het werk gaat door. Kacper werkt nog aan de documentatie van de in sneltreinvaart gebouwde formulieren. En de volgende stap is het klantcontactsysteem van PodiumD. “We verwachten in september op te leveren”, zegt Igor. Tegelijk worden nog zo’n 50 formulieren omgebouwd of herontworpen. “De meest spannende uitdaging gaat uiteindelijk zijn om het laatste stukje oud systeem uit te faseren. Want het ICT-landschap is nog vol in ontwikkeling.”