Common Ground volgens Rutger Haagsma

Hoe Common Ground succesvol is? Door te doen. Volgens Rutger Haagsma, directeur van Ritense, is dat precies het geheim van het succes. “In plaats van eindeloos vergaderen en plannen, zijn we gewoon begonnen. Die lef maakt het verschil.”

Ritense is specialist in proces automation en werkte jarenlang vooral buiten de gemeentewereld. Tot een telefoontje van de gemeente Haarlem zes jaar geleden. “Zij vroeg of wij konden helpen met een automatiseringsprobleem binnen hun Common Ground-aanpak”, vertelt Rutger. “Daarna belde Utrecht met hetzelfde probleem. ‘Dan weet ik de oplossing voor jullie ook wel’, zei ik.”

“We zitten op een trein die rijdt en niet meer stopt. Maar het succes hangt ervan af of we blijven durven.”

Al snel volgden nieuwe projecten, onder andere met de gemeente Den Haag. “Dat was een keerpunt. Common Ground is een filosofie, een beweging, die kun je niet vastpakken of downloaden. Tijdens corona zei de gemeente Den Haag: we hebben lang genoeg naar PowerPoints gekeken, we willen werkende software. Ook al is de standaard nog niet af. We gaan bouwen en zien wel hoe het bevalt. Dat is uniek in de overheid: eerst doen, dan verbeteren en standaardiseren bij succes.”

De kracht van snel schakelen

Die ‘omgekeerde’ aanpak is volgens Rutger precies hoe Common Ground in een versnelling kwam. “Van beneden naar boven werken vergt durf en ondernemerschap. Je kunt dingen fout doen, en dat vinden overheden niet leuk. Er heerst veelal een cultuur van ‘bij twijfel niet inhalen’, ‘liever niks doen dan iets fout doen’. Maar je moet juist dingen fout doen om te kunnen leren.”

Een mooi voorbeeld vindt Rutger hoe grote gemeenten als Rotterdam en Den Haag hun voortrekkersrol pakken. “Zij hebben de middelen om te investeren, en doen dat zó dat ook kleinere gemeenten kunnen meeprofiteren. Dat is het collectieve belang waar Common Ground om draait.”

Groeipijn en valkuilen

Maar succes brengt ook nieuwe uitdagingen. Nu Common Ground groter wordt, ziet Rutger een risico ontstaan. “Er dreigt een terugval naar de oude reflex: steeds meer overleg, meer mensen aan tafel, en uiteindelijk minder daadkracht. Dat kan de snelheid uit de Common Ground-beweging halen.”

Hij ziet ook een uitdaging aan de kant van leveranciers, om oplossingen te leveren die hoog scoren in gebruiksvriendelijkheid. “Common Ground bestaat uit allemaal losse bouwstenen: van formulieren tot zaakafhandeling en dataopslag. Elk eilandje werkt misschien prima op zichzelf, maar ze moeten ook met elkaar samenwerken. Dat is complexer dan het lijkt, want je hebt verschillende leveranciers en systemen die allemaal naadloos op elkaar moeten aansluiten. Dit is het moment dat we het geheel moeten gaan vormgeven.”

Leveranciers aan boord houden

Een andere uitdaging van de beweging op het moment, is het betrokken houden van leveranciers. De vraag ligt voor bij gemeenten of we moeten gaan standaardiseren op software. Rutger: “Willen we dat verschillende leveranciers software blijven leveren, of wil je dat vanuit de overheid aanbieden? Het bijzondere aan Common Ground is dat je als leverancier in theorie werkt aan je eigen overbodigheid. Je maakt iets open source en gestandaardiseerd, waardoor gemeenten minder afhankelijk worden van één partij.”

Dat vergt veel van leveranciers. “We moeten zorgen dat het speelveld gezond blijft”, zo benadrukt Rutger. “Als je op den duur zegt: we hebben nog maar één softwarepakket voor elk onderdeel, dan vallen er tientallen leveranciers weg. Dat is gevaarlijk. Want zonder concurrentie komt er ook geen innovatie meer.”

Toekomst: communicatie

Voor de toekomst heeft Rutger een duidelijke visie. “We moeten ervoor waken dat Common Ground niet vastloopt in bureaucratie. Liever in klein comité dat snel kan schakelen, dan in een grote organisatie waar alles verzandt in overleg.” Hij pleit voor een cultuur waarin durf en ondernemerschap centraal staan. “Je hebt mensen nodig die risico's durven nemen en fouten mogen maken. Alleen zo blijf je flexibel en innovatief.”

Eén van de zwaktes in deze groeifase van Common Ground is volgens Rutger dan ook communicatie: “Er is veel honger naar kennis en duidelijkheid. Iedereen begrijpt het basisprincipe van Common Ground inmiddels wel, maar hóe blijft vaak vaag. We moeten zorgen dat die kennis breed beschikbaar wordt. Mensen meenemen en betrekken.”

Rutger blijft optimistisch over de toekomst van Common Ground. “We zitten op een trein die rijdt en niet meer stopt. Maar het succes hangt ervan af of we blijven durven.”