Sittard-Geleen zet stap naar Common Ground
De gemeente Sittard-Geleen vernieuwt haar informatievoorziening en omarmt daarbij de Common Ground-visie. Raakvlak Advies ondersteunt de gemeente bij de inrichting van een nieuw platform. Het eerste proces dat wordt opgepakt: bezwaar en beroep.
Sittard-Geleen werkt momenteel met Octopus, een softwarepakket voor het bezwaar- en beroepsproces. Het contract voor dit systeem loopt tot het tweede kwartaal van 2027. Dat moment zette de gemeente aan het denken: verlengen of overstappen naar een toekomstgerichte manier van werken?
De keuze viel op het laatste. De gemeente wil af van een systeemgerichte benadering en juist meer redeneren vanuit de inwoner. Het nieuwe zaaksysteem moet dat mogelijk maken.
Aan de slag met Common Ground
Het afgelopen half jaar legde business analist Geert Donkers vanuit Raakvlak de basis om het project goed te starten. Inmiddels is ook collega Teun van Rens aangesloten als Devops developer. Samen helpen zij de gemeente om het zaaksysteem op te bouwen, inclusief componenten als GZAC en Open Formulieren. De officiële start van het project staat gepland, maar de voorbereidingen zijn al in volle gang.
“Het is een grote klus”, zegt Teun. “Het bestaande systeem is verouderd en sluit niet aan op nieuwe toepassingen." Straks wordt het mogelijk om beter samen te werken met andere gemeenten en om ontwikkelingen eenvoudiger door te voeren. “Maar daarvoor moeten we eerst alle processen goed in kaart brengen.”
Groot proces als startpunt
Opvallend genoeg is gekozen om meteen te beginnen met een complex en uitgebreid proces: bezwaar en beroep. Dat raakt alle onderdelen van de gemeente, omdat op vrijwel ieder besluit bezwaar kan worden gemaakt. “Het is een flinke uitdaging om juist dit proces als eerste te doen”, vertelt Teun. “Maar het biedt ook de kans om een stevig fundament neer te zetten. Dat kunnen we makkelijker uitbreiden.”
De komende periode staat in het teken van presentaties en het ophalen van wensen en eisen bij de betrokken afdelingen. Daarbij wordt bewust gestuurd op duidelijke deadlines: eind 2028 moet alles af zijn, maar de ambitie is om al eerder resultaten te leveren. Geert en Teun werken daarvoor nauw samen met het gemeenteteam, waaronder beheerder Mooad Dahmazi.
Fundament voor de toekomst
Voor inwoners betekent het nieuwe systeem straks dat zij hun zaak kunnen volgen via een portaal en eenvoudiger kunnen communiceren met de gemeente. Voor medewerkers verdwijnt de noodzaak om in meerdere systemen te werken: alles komt samen in één omgeving.
Met dit project legt Sittard-Geleen de basis voor haar verdere transitie naar Common Ground. De nieuwe structuur en werkwijze vormen het fundament om in de toekomst ook andere gemeentelijke processen over te zetten naar de nieuwe omgeving.
Reflectie en uitdagingen
Voor Geert en Teun is dit project ook een leerervaring. Want het is de eerste keer dat de hele keten, van formulier tot zaaksysteem, in één keer wordt aangepakt. Een aanpak die, als het aan Raakvlak ligt, straks ook bij andere gemeenten de nieuwe standaard wordt.