Zeker beheer door soepele overdracht

Een nieuwe manier van werken opleveren is stap één. Zorgen dat een functioneel beheerder er daarna ook écht mee vooruit kan, is minstens zo belangrijk voor succes. Juist daar wringt het vaak, merken de adviseurs van Raakvlak in de praktijk: een beheerorganisatie voelt zich na oplevering nog niet altijd klaar om het stokje over te nemen.

De twijfels of extra ondersteuning die daaruit volgen, was voor Raakvlak aanleiding om een werkgroep op te richten om acceptatie en overdracht nog soepeler te laten verlopen. Om te zorgen voor een duurzame overgang van project naar beheer.

Waarom een aparte werkgroep?

“In veel projecten zagen we hetzelfde terugkomen”, vertelt informatieketenspecialist Teun Winkelmolen. “We leveren een geconfigureerd systeem op, maar de beheerder voelt zich nog niet zeker. Dan is er vaak wel documentatie, maar wordt simpelweg niet gelezen of die raakt snel verouderd. Het gevolg: beheerders vallen alsnog terug op ons, of zijn gefrustreerd met het nieuwe systeem.”

Met de werkgroep wil Raakvlak Advies dat patroon doorbreken. Niet langer alles maar op papier zetten (met de bijkomende workload) en hopen dat het goedkomt, maar borgen dat beheerders al tijdens het project meekijken, meedoen en uiteindelijk zelfstandig aan de slag gaan. “Zo ontstaat eigenaarschap. Beheerders doen ervaring op, maken fouten en leren daarvan. De feeling die je dan krijgt, kun je nooit uit documentatie halen.”

Wat gaat de werkgroep doen?

De werkgroep bundelt ervaringen uit eerdere projecten en ontwikkelt een framework voor acceptatie en overdracht. Dat framework biedt houvast, maar laat ook ruimte voor maatwerk. Want elke beheerorganisatie is anders: soms heb je een leergierige beheerder die snel zelfstandig aan de slag kan, soms iemand die juist meer tijd en begeleiding nodig heeft.

De kern blijft hetzelfde: overdracht is geen eindpunt, maar een proces dat al bij de start van een project begint. Beheerders worden vanaf de eerste fase betrokken, zodat ze begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en hoe die hun werk beïnvloeden. Daarbij is er veel aandacht voor de manier waarop iemand het beste leert. Het framework helpt om die verschillen tijdig te herkennen en de juiste ondersteuning te bieden.

Ook wordt vroegtijdig gesignaleerd of er kennis of mogelijk zelfs motivatie ontbreekt binnen de beheerorganisatie. In dat geval kan een leidinggevende ruimte maken om bij te sturen.

Welk voordeel hebben beheerders hiervan?

Voor organisaties betekent dit een robuustere overgang van project naar dagelijkse praktijk. Hun beheerorganisatie krijgt de ruimte om ervaring op te doen en groeit in kennis en zelfvertrouwen. Daardoor is de continuïteit van het systeem beter gewaarborgd, en is de afhankelijkheid van externe hulp kleiner.

“We willen voorkomen dat kennis in de prullenbak belandt zodra een project is afgerond. Ons doel is dat de beheerder aan het eind van een project kan zeggen: dit is ónze applicatie, en wij kunnen het aan”, legt Teun uit.

“Dat geeft niet alleen meer tevredenheid in de organisatie, maar bespaart ook op de lange termijn tijd en kosten. En ja, soms maken we onszelf daardoor deels overbodig. Maar dat zien we juist als een succes: het betekent dat de klant echt zelfstandig verder kan.”