Nieuw: productspecialist Formulier!

Collega’s up-to-date houden met de software, trainingen geven, best practices verzamelen en uniform werken versterken. Met de komst van een productspecialist Formulieren zet Raakvlak een belangrijke stap om haar dienstverlening verder te professionaliseren.

Freek Hoebers, al sinds de start betrokken bij het bedrijf, gaat de nieuwe rol vervullen. “We willen slimmer werken, zodat klanten sneller geholpen zijn en collega’s beter voorbereid starten.”

Zeven jaar ervaring, nu in een nieuwe rol

Freek is geen onbekende binnen Raakvlak. “Ik ben vanaf het begin bij Raakvlak betrokken.” De afgelopen zeven jaar deed hij veel praktijkervaring op, vooral met het bouwen van formulieren en processen. “Ik ben begonnen met het bouwen van eSuite-formulieren bij de gemeente Oldenzaal. Daar zit ik nu toevallig weer voor de vervanging van de eSuite. Dus het cirkeltje is rond.” 

Inmiddels werkt hij nu ongeveer anderhalf jaar met Open Formulieren en begeleidde hij nieuwe collega’s hierin. Freek: “Ik heb al verschillende collega’s op weg geholpen. Als ze vragen hebben, kijk ik al snel mee om ze te helpen.”

Waarom een productspecialist nodig is

Raakvlak blijft groeien, in collega’s én in klanten. Om die groei goed te ondersteunen, is het belangrijk dat kennis gestructureerd wordt overgedragen. Freek merkte dat het in de praktijk lastiger begon te worden om daar tijd voor te maken. In zijn nieuwe rol komt daar verandering in. Freek is degene die kennis verankert in de organisatie, die demo’s voor kan bereiden en nieuwe collega’s ondersteunt met opleidingsmateriaal. 

Zijn eerste wapenfeit als nieuwe productspecialist? Een eigen Open Formulieren-omgeving van Raakvlak. “We bouwen natuurlijk allemaal eigen oplossingen in Open Formulieren. Maar als je weggaat bij een gemeente, verlies je vaak de toegang tot die omgeving. Daarom willen we een eigen omgeving opbouwen, met dank aan onze samenwerkingspartner Maykin. Hierin kunnen we voorbeelden van oplossingen vastleggen. Eigenlijk een eigen kennisbank”, vertelt Freek. 

“Zo kunnen we voortaan nog sneller en consistenter antwoorden geven op vaker voorkomende vragen. En kunnen we klanten makkelijker voorbeelden laten zien, daarbij willen we ook meer delen op samendelen.nl, het samenwerkingsinitiatief van Maykin”

Voordelen voor klanten én collega’s

Waar collega’s nog vaak in een verouderde versie werken, vanwege een afhankelijkheid van een externe hostingpartij, wil Freek ervoor zorgen dat iedereen sneller up-to-date is. “Omdat het moment waarop gemeenten nieuwe functionaliteiten ontvangen, sterk kan verschillen, is het belangrijk om dicht bij de bron te zitten, zodat iedereen op tijd precies weet wat er aan komt. Als productspecialist volg ik dus alle nieuwe ontwikkelingen en draag ik die kennis dan weer over. En ik wil dat onze eigen omgeving meedraait op de nieuwste versies. Zo kunnen we demo’s in onze eigen omgeving nabootsen.” 

Nieuwe collega’s krijgen straks een beter gestructureerd inwerktraject, met een heldere opbouw in kennis en voorbeelden. “Die omgeving kan ook dienen als sandbox voor nieuwe medewerkers. Voor opleiden is dat sowieso handig”, vertelt Freek. 

Een logische volgende stap

Dat Freek deze rol op zich zou nemen, lag voor de hand. Collega’s moedigden hem aan en hij zag de functie als een mooie kans. “Voor mij is het een leuke stap, met wat meer verantwoordelijkheid. Ik neem ook wat taken over van Joeri en Teun, want zij krijgen het drukker met alles. Ik vind het goed dat ze proberen te delegeren.” 

De komende maanden werkt Freek één dagdeel per week minder voor klanten om zijn plan uit te voeren. Daarin staat één doel centraal: ervoor zorgen dat kennis niet verdwijnt, maar makkelijk vindbaar en bruikbaar wordt voor iedereen binnen Raakvlak. En daarmee ook voor de klanten.