Regie over onze digitale werkplek

De vraag komt steeds vaker op tafel bij publieke organisaties: wil je dat je digitale werkomgeving draait op Amerikaanse clouddiensten, of houd je liever zelf de regie? Sinds de geopolitieke spanning is toegenomen, voelt ‘gewoon doorgaan’ voor veel organisaties ineens minder vanzelfsprekend. 

In Den Haag klinkt dezelfde zorg. In maart 2025 debatteerde de Tweede Kamer openlijk over de afhankelijkheid van Amerikaanse cloudleveranciers en de risico’s die daarbij horen. Raakvlak besloot niet te wachten tot ‘de markt’ het oplost.

Wij bouwden een eigen, intern beheerde digitale werkomgeving: de Raakvlak Cloud. Niet als hobbyproject, maar als serieuze proef. Met een duidelijk doel: ervaren wat er technisch en organisatorisch bij komt kijken als je meer soeverein wilt werken. En, minstens zo belangrijk, wat je dan wint en wat je inlevert.

Soevereiniteit is niet alleen een IT-onderwerp

Soevereiniteit in je werkomgeving gaat over controle. Waar staat je data? Wie beheert je platform? En wat gebeurt er als je leverancier opeens de regels verandert? Joeri: “Onze data staat nu (deels) in Amerikaanse ecosystemen terwijl dat niet nodig is, en Europese oplossingen voelen in veel scenario’s passender qua autonomie en controle.”

Die discussie speelt niet alleen in Nederland. In Frankrijk wordt gewerkt aan La Suite Numérique, een open-source werkomgeving voor de publieke sector. In Duitsland ontwikkelt het "Zentrum für Digitale
Souveränität der Öffentlichen Verwaltung" - ZenDiS openDesk, een vergelijkbare suite met samenwerktools voor overheden. 

Ook in Nederland neemt de politieke druk toe om alternatieven serieuzer te onderzoeken, inclusief het idee van een overheidsbrede soevereine cloud. Ons land werkt hiervoor samen met Duitsland en Frankrijk op basis van een gedeelde architectuur in het project ‘Mijn Bureau’.

De Raakvlak Cloud als voorbeeldcase

Raakvlak werkte tot voor kort met bekende suites zoals Microsoft 365 voor videobellen en samenwerken aan documenten, Notion als kennisbank en voor projectmanagement en TimeChimp voor urenregistratie. Handig, snel, en strak ontworpen. Maar de keerzijde is duidelijk: je werkt binnen de kaders die de leverancier bepaalt. En je bent afhankelijk van hun prijsstelling.

“Een soevereine toekomst klinkt veelbelovend. En we merken ook dat onze klanten richting die toekomst gaan. Daar willen we dan graag al ervaring mee opdoen”, zegt Joeri. Daarom zette Raakvlak een eigen digitale werkplek op. De kern is één plek om in te loggen, samen te werken, kennis te delen en je werk te organiseren. Met tools die je zelf beheert.

Functioneel is het pakket vergelijkbaar met wat veel teams gewend zijn. “Alleen is de interface iets minder gelikt dan de grote Amerikaanse suites”, zegt Joeri. “Voor die laatste tien procent moeten we samen verbetervoorstellen indienen bij de community. Precies wat we met Common Ground ook doen.” 

Concreet wordt Hetzner in Duitsland gebruikt vooor hosting, Nextcloud als vervanging voor Office en Teams, mail wordt gehost bij het Nederlandse Soverin, voor projecten wordt Taiga ingezet, Keycloak fungeert als IDP en Kimai als urenregistratie- en facturatietool.

Ook het prijskaartje is opvallend. Raakvlak schat dat de jaarlijkse kosten dalen van ongeveer € 10.000 naar ongeveer € 800, afhankelijk van aantal medewerkers en definitieve keuzes.

Vier fases, zodat je niet in chaos belandt

Raakvlak pakt de overstap stap voor stap aan. Niet alles in één klap, maar in fases. In de eerste focus ligt de focus op oriëntatie: een korte demo, een kleine groep die rondkijkt, feedback verzamelen. Wat werkt goed? Wat mist? 

Daarna gaat het team het systeem met z’n allen testen. Allemaal tegelijk inloggen op een piekmoment. Samen één document bewerken. Allemaal videobellen. Bestanden uploaden. Uren schrijven. Tickets aanmaken. Blijft het stabiel, of kraakt het? 

Dan volgt een go-no/go moment, waarbij het nieuwe platform in gebruik wordt genomen. We stellen kenniskapiteins aan die informatie verzamelen die we op de achtergrond gaan migreren. Dat biedt ook een mooie kans om nieuwe structuur aan te brengen.

Na migratie van bestanden (en een grote opschoonbeurt) volgt de laatste overstap: de mail. Als alles goed gaat, wil Raakvlak rond eind maart volledig over zijn. “Maar het plan blijft flexibel, op basis van feedback en de pilot”, schetst Joeri.

Eigenaarschap en kennis opbouwen

Het mooie van dit project is niet alleen de techniek. Het gaat ook over eigenaarschap. Raakvlak bouwt kennis op die later direct relevant kan worden voor klanten. “We gaan dit onderwerp bij gemeenten en publieke klanten steeds vaker tegenkomen. We weten zo wat er technisch en organisatorisch bij komt kijken.”

Joeri is ook realistisch: “Een open source werkplek is geen toverstaf. Het vraagt tijd, keuzes en onderhoud. En je moet accepteren dat sommige onderdelen net wat minder luxe aanvoelen dan je gewend was. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang je dat gesprek maar eerlijk voert binnen je team.”

Wat een gemeente hiervan kan leren

Gemeenten voelen de druk van afhankelijkheid vaak extra sterk. Niet alleen door privacy en wetgeving, maar ook door continuïteit. Je wilt simpelweg niet dat je dienstverlening kwetsbaar wordt door besluiten waar je geen invloed op hebt.

Joeri: “Dit is een manier om weer grip te krijgen op je eigen digitale basis. En als je het slim aanpakt, levert het naast controle ook gewoon rust op. In je tooling, je kosten en je keuzes.”