Rob Bruijnzeels is Programmamanager bij Gemeente Rotterdam en een early adopter binnen de Common-Ground-beweging. De uitgelezen persoon om zijn visie te delen. Dit is Common Ground volgens Rob.

“Common Ground is voor mij een vertaling van het woord samenwerken”, begint Rob. “Want, alleen samen kunnen we software maken waar álle gemeenten in Nederland gebruik van kunnen maken.” Aan deze ontwikkeling werkt Rob al een paar jaar. “Ik werk sinds 2009 bij de Gemeente Rotterdam. De laatste vijf jaar als programmamanager, daarvoor in managementfuncties bij verschillende afdelingen.”

Van supply tot demand: Rob begrijpt de denkwijze vanuit verschillende hoeken van de gemeente. “Ik weet waarom bepaalde vragen gesteld worden en ken grotendeels de belangen van een ander. En dat helpt in de rol van programmamanager.”

Een overgangsopgave

In zijn rol is één van Robs taken de vervanging van het huidige zaaksysteem. “We streven ernaar om het nieuwe zaaksysteem te realiseren voor 2027”, vertelt Rob. “Ons oude zaaksysteem, e-Suite, is namelijk een end-of-life-product. Er moest dus een vervanging komen en dat wordt volgens de Common Ground visie gerealiseerd.”

Zo gezegd, zo gedaan en Rob ging aan de slag met deze enorme vervangingsopgave. “Maar van alleen een vervangingsopdracht werd ik niet blij. Als ik het doe, dan wil ik er ook écht in geloven. Het moest dus meer zijn dan alleen een vervanging. En dat is het nu, want deze vorm van nieuwerwetse IT moet nog helemaal gevormd worden.”

“Inmiddels werken we hier met grote gemeenten aan, zoals Den Haag, Amsterdam en Utrecht. Maar ook de 24 gemeenten die onder regie-organisatie Dimpact vallen. Er zijn al een aantal componenten klaar, maar die zijn nog niet als geïntegreerd geheel aangeboden. Laat staan beheerd, onderhouden en doorontwikkeld. Dat gaat Dimpact voor Rotterdam doen. Zij zorgen voor de beginselen van een geïntegreerd geheel, het beheer en de doorontwikkeling. En dat is uniek in Nederland!”

De kracht van Common Ground

Rob is trots op hoe de vervangingsopgave tot nu toe wordt aangepakt. “We kunnen niet in één keer de hele e-Suite vervangen, maar doen het in losse delen. PodiumD formulier is zo’n onderdeel. Dat hebben we als eerste aangepakt en dat zijn we nu aan het omzetten.”

En het eindresultaat mag er wezen: er staat een product dat voor alle online formulieren ingezet kan worden. “Er zijn in Rotterdam ongeveer 33 applicaties die gebruikmaken van digitale formulieren”, benadrukt Rob. “Die kunnen nu in principe allemaal van dezelfde component gebruikmaken. De toegevoegde waarde die we hiermee neerzetten is substantieel. We leggen de basis om zaakafhandeling beter en breder op te pakken. Niet alleen met de Open Formulieren-component, maar bijvoorbeeld ook met het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC).”

De kracht van Common Ground ligt ‘m volgens Rob ook in gezamenlijke standaardisatie en in individuele flexibiliteit. “Dat is een groot voordeel voor alle gemeenten in Nederland. Vooral in nieuwe of onverwachte situaties”, schetst Rob. “Toen er bijvoorbeeld een oorlog uitbrak tussen Oekraïne en Rusland, moesten alle gemeenten een nieuw intakeformulier maken voor mensen die naar Nederland vluchtten. Nu doet iedere gemeente dat op z’n eigen manier, met hun eigen techniek. Iedereen moet het dus opnieuw bedenken. Maar je kunt in nieuwe of onverwachte situaties veel sneller schakelen als je een formulier op een uniforme wijze maakt. Je bedenkt het één keer en vervolgens kunnen gemeenten het zelf aanpassen naar hun eigen lay-out. Dat levert een grote toegevoegde waarde: je blijft flexibel, maar door allemaal dezelfde software te gebruiken, bespaar je flink wat tijd en kosten.”

Van alleen…

Rob herhaalt nog maar eens hoe belangrijk samenwerken is om Common Ground succesvol te maken. Maar echt samenwerken in deze vorm, dat zijn we niet zo gewend tussen verschillende gemeenten. Rob: “Vaak gaan we voor ons eigen belang. Het grappige daarbij is dat gemeenten door grenzen van elkaar gescheiden zijn. We zijn dus helemaal geen concurrenten van elkaar. En volgens die visie werken we nu: we werken voor alle inwoners in Nederland aan één platform met hetzelfde productaanbod. Dat is de basis van Common Ground.”

“Het heeft even geduurd om iedereen te overtuigen van de Common-Ground-beweging. Maar we zijn inmiddels uit die fase. We volgen nu een spoor, het Common-Ground-spoor, en blijven continu toetsen met andere gemeenten. We bekijken met gemeenten hoe we de IT-architectuur in de toekomst voor ons zien. Maar we houden elkaar ook op de hoogte: waar ben jij nu mee bezig? Hoe kunnen we elkaar helpen? En wat kunnen we van elkaar leren?”

…naar samenwerken als visie

Rob is overtuigd: “Wat we nu neerzetten, kan veel breder ingezet worden dan alleen vervanging van de e-Suite. Ik voorzie dat na 2027 steeds meer taakspecifieke applicaties vervangen worden door hetgeen dat we nu neerzetten. Uiteindelijk hebben alle gemeenten iets aan de investering die we maken. We maken samen software waar alle gemeenten in Nederland gebruik van kunnen maken.”

“Met elkaar, door elkaar en vooral dus ook voor elkaar. Common Ground is letterlijk de ideale grond om samen te werken. Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. En uiteindelijk kan dit alles ook leiden tot besparingen. Ik geloof echt dat we veel kunnen besparen als we met alle gemeenten naar gezamenlijke software gaan. Dus ik moedig elke gemeente aan: stel je resources ter beschikking. Niet alleen voor je eigen organisatie, maar ook voor de rest.”

Tijd voor actie!

Rob sluit af met een duidelijke boodschap: “We moeten met z’n allen in de doe-modus komen. De basis ligt er, dus ga er mee aan de slag. Hoe groter de Common-Ground-community wordt, hoe sterker we zijn! De vlek moet groter worden, dus alle gemeenten, groot en klein moeten investeren. Je kunt altijd iets bijdragen: of het nou mensen of middelen zijn. Hoe dan ook: het komt goed terecht.”

Cases

Common Ground volgens Rob Bruijnzeels