Zo werken we aan generieke procesbouwblokken

Geert Donkers en Sjors Driessen over hoe generieke procesbouwblokken in het GZAC zorgen voor snellere ontwikkeling, eenvoudiger beheer en meer uniformiteit in gemeentelijke processen. 

Gemeenten verwerken dagelijks duizenden aanvragen, meldingen en registraties. Van huwelijken tot parkeervergunningen: veel van deze processen lijken op elkaar, maar worden steeds opnieuw gebouwd. Dat maakt beheer ingewikkeld en implementaties tijdrovend. Gemeenten Rotterdam en Den Haag zetten een grote stap richting een slimmere, efficiëntere werkwijze; ze werken aan generieke procesbouwstenen. 

Met deze bouwblokken kun je processen modulair opbouwen. Het is als het ware een soort menukaart, waarbij je alleen de onderdelen kiest die je nodig hebt. Het resultaat? Een flexibeler systeem dat sneller werkt en eenvoudiger te beheren is. 

Van losse processen naar een uniforme aanpak

De aanleiding voor deze verandering ligt in de dagelijkse praktijk. In het huidige zaaksysteem van Rotterdam (e-Suite) is 80% van de zaaktypes op dezelfde manier opgebouwd. Processen worden vaak gekopieerd en aangepast, waardoor ze na verloop van tijd toch uit elkaar gaan lopen. Dat levert extra werk op bij wijzigingen en zorgt voor een minder eenduidige werkwijze binnen de gemeente.

“Op dit moment maken we in e-Suite een kopie van elk proces”, legt Sjors uit. “Op zich werkt dat, maar als je iets in één proces aanpast, moet je dat handmatig ook in alle kopieën doorvoeren. Dat is foutgevoelig en kost veel tijd. Met de overstap van de e-Suite naar het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC) kun je processen opknippen in verschillende bouwblokken. Die bouwblokken worden centraal beheerd, waardoor je wijzigingen meteen doorvoert in elk proces dat gebruikmaakt van dat bouwblok. Zo maak je processen als het ware ‘lichter’. Het proces bevat dan enkel de onderdelen die het nodig heeft, in plaats van een compleet model dat je steeds kopieert.”

“Ik merk in Den Haag dat het bouwen van processen veel sneller gaat als je werkt met vaste bouwstenen”, zegt Geert. “Je hoeft niet telkens opnieuw na te denken hoe een proces in elkaar zit. Je pakt de bestaande bouwblokken en past ze toe.”

Generiek, maar met genoeg flexibiliteit

Deze aanpak brengt verschillende voordelen met zich mee. Gemeenten hoeven processen niet telkens vanaf nul op te bouwen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook wordt het beheer eenvoudiger: aanpassingen voer je nog maar op één plek door, in plaats van in tientallen losse processen. 

Daarnaast helpt de generieke werkwijze ook behandelaars die dagelijks met deze processen werken. “Nu zien we dat behandelaars opnieuw moeten wennen aan hoe een proces werkt als ze naar een andere afdeling gaan”, vertelt Geert. “Door een uniforme opzet wordt dat veel eenduidiger.”

Ad hoc taken

Bouwblokken kunnen procesmatig - als soort van treintje - aan elkaar gekoppeld worden. Maar ze zijn ook als ad hoc taak te doorlopen. Dat betekent dat de taak altijd klaar staat, en de behandelaar niet gebonden is aan het onderliggende proces. Een groot voordeel daarvan is de flexibiliteit. Waar processen nu vaak rigide zijn, biedt de modulaire opbouw meer vrijheid. 

“Je kunt per zaaktype bepalen welke processtappen écht nodig zijn”, zegt Sjors. “In sommige gevallen wil je dat een proces strikt gevolgd wordt, terwijl je in andere situaties stappen flexibeler wilt inrichten. Met deze aanpak kan dat. Je kunt processen effectief veel meer inrichten naar de behoefte van de business.”

De eerste stappen zijn gezet

Rotterdam gaat de komende tijd de eerste processen uit e-Suite overzetten met behulp van de procesbouwblokken die het afgelopen jaar zijn ontwikkeld. Daarnaast worden er feedbackpanels georganiseerd om gebruikers met veel kennis en ervaring over bepaalde processtappen om hun mening te geven over de bouwblokken die dat moeten gaan ondersteunen.

Schakel hulp in

Om onze kennis te kunnen delen plaatsten we de bouwblokken op de GZAC process Exchange.