Waarom starten met Common Ground?
De Common Ground-beweging is inmiddels stevig in gang. Gemeenten werken samen aan een nieuwe manier om hun informatievoorziening in te richten, met meer regie over data, minder afhankelijkheid van leveranciers en meer ruimte om dienstverlening te verbeteren.
Toch blijkt de eerste stap vaak de lastigste. Want Common Ground is geen kant-en-klaar product dat je implementeert. Het is een andere manier van denken over je digitale landschap. We nemen je mee door vier mogelijke beweegredenen om te beginnen met Common Ground.
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat Common Ground nooit het doel op zich is. Gemeenten starten er meestal mee omdat ze ergens tegenaan lopen. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat een applicatie vervangen moet worden. Denk aan een systeem in het sociaal domein, een zaaksysteem of een applicatie voor juridische processen.
Zo’n vervangingsmoment is een logisch moment om te kijken of een Common Ground-oplossing past. In plaats van opnieuw een groot systeem aan te schaffen, kun je functionaliteit opsplitsen in losse componenten die met elkaar samenwerken.
Dat idee sluit aan bij de kern van de Common Ground-visie: data en processen loskoppelen van applicaties. Daardoor krijgen gemeenten meer grip op hun eigen informatievoorziening en kunnen systemen makkelijker veranderen of vervangen.
Lees ons artikel Waarom Common Ground waarin we uitleggen hoe Common Ground is ontstaan en welke principes daarbij horen.
Begin aan de voorkant van de dienstverlening
Een andere reden om Common Ground te verkennen, ligt aan de voorkant van de dienstverlening. Veel gemeenten hebben in de loop der jaren meerdere portalen en formulierentools opgebouwd. Vaak met verschillende leveranciers en verschillende stijlen. Voor inwoners voelt dat versnipperd.
In de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) staat als visie beschreven dat burgers en ondernemers het contact moeten kunnen ervaren alsof het vanuit één overheid komt. Zij krijgen daarbij informatie over publieke diensten en producten proactief aangeboden.
Common Ground is een uitstekend middel om dat doel te bereiken. Door componenten voor formulieren of portalen centraal te organiseren, ontstaat stap voor stap een herkenbaar digitaal loket. Dat helpt om uniforme dienstverlening te bieden. In plaats van allerlei losse oplossingen kunnen verschillende domeinen gebruikmaken van dezelfde componenten. Zo krijg je een centraal punt voor je data, die eenvoudig uniform ontsloten kan worden. Dat is ook weer in lijn met de NDS en stap voor stap werken aan één overheidsbeleving.
Door context betere besluiten
Een andere logische stap is het loskoppelen van data en applicaties. In traditionele gemeentelijke systemen zitten gegevens vaak opgesloten in de applicatie zelf. Dat maakt het lastig om informatie te delen tussen verschillende systemen.
In een Common Ground-architectuur wordt data opgeslagen in registers die losstaan van de applicaties die ermee werken. Daardoor kunnen meerdere systemen dezelfde gegevens gebruiken. En dat levert direct waarde op voor iedereen die een verzoek van een inwoner of bedrijf moet beoordelen. Je krijgt een integraal beeld van de context rondom een verzoek. Hierdoor kun je besluiten beter onderbouwen, met oog voor de menselijke maat.
Dat biedt ook voordelen voor beheer en wetgeving. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld beter voldoen aan verplichtingen uit de Archiefwet, doordat gegevens centraal beheerd en op tijd verwijderd kunnen worden.
Begin met lifecyclemanagement
Voor veel gemeenten ontstaat de eerste concrete stap vanuit lifecyclemanagement. Een bestaand systeem nadert het einde van zijn levensduur en moet vervangen worden. In plaats van opnieuw een groot pakket te implementeren, kan een gemeente kiezen voor een componentenlandschap. Daarbij worden functies verdeeld over verschillende applicaties. Formulieren, zaakregistratie en documentbeheer zijn dan aparte onderdelen die samenwerken via gedeelde data.
Dat vraagt wel iets van de organisatie. Beheerders krijgen te maken met een keten van componenten in plaats van één systeem.
In het artikel Functioneel beheer in Common Ground beschrijft Teun hoe gemeenten grip kunnen houden op zo’n applicatieketen. Zijn advies: kijk niet alleen naar techniek, maar vooral naar rollen en processen in de organisatie.
Begin samen met andere gemeenten
Common Ground is ook een beweging waarin samenwerking centraal staat. Veel gemeenten werken samen in coalities, werkgroepen of platformorganisaties. Daar ontwikkelen ze componenten, delen ze configuraties en wisselen ze kennis uit. Dat gebeurt bijvoorbeeld via open source-projecten. Software wordt publiek ontwikkeld en gemeenten kunnen bijdragen of oplossingen hergebruiken.
Ook op architectuurniveau wordt samengewerkt. In de Werkgroep Architectuur Common Ground ontwikkelen gemeenten samen patronen die beschrijven hoe systemen met elkaar communiceren.
In het artikel Common Ground patronen als basis vertelt Joeri hoe zulke patronen ervoor zorgen dat applicaties beter kunnen samenwerken en gegevens eenvoudiger uitwisselbaar worden.
Begin vanuit een visie op dienstverlening
Voor sommige gemeenten ligt de aanleiding juist bij hun dienstverleningsvisie. Wanneer data losstaat van applicaties, ontstaan nieuwe mogelijkheden. Bijvoorbeeld om inwoners beter inzicht te geven in hun lopende zaken, berichten en taken via één portaal.
Op termijn maakt die architectuur ook proactieve dienstverlening mogelijk. Gemeenten kunnen dan signalen uit verschillende systemen combineren en inwoners attenderen op regelingen waarop zij mogelijk recht hebben. Dat draagt ook bij aan transparantie en vertrouwen in de overheid.
Dus: waar begin je?
De eerste stap begint altijd met dezelfde vraag: wat wil je bereiken?
- Wil je een systeem vervangen?
- Je dienstverlening uniformer maken?
- Beter voldoen aan wetgeving?
- Meer regie krijgen over je data?
Het antwoord bepaalt waar je start in de Common Ground-transitie.
In de praktijk betekent dat meestal: eerst de ambitie bepalen, daarna kijken hoe die past binnen het bestaande applicatielandschap. Vervolgens volgen de organisatorische en technische stappen, van componenten selecteren tot processen inrichten en gebruikers meenemen in de verandering.