Verzoeken-, Taken en Berichtenregister gelanceerd

De Objecten API heeft de afgelopen jaren een belangrijke rol gespeeld binnen de Common Ground-transitie. Gemeenten konden er snel nieuwe data-objecten mee opslaan, zonder eerst uitgebreide standaarden af te spreken. Dat stimuleerde innovatie en hielp organisaties om ervaring op te doen met een nieuwe manier van werken.

Maar wat gebeurt er als experimenten volwassen worden? Precies die vraag stond centraal bij de ontwikkeling van het Takenregister, Verzoekenregister en Berichtenregister. In samenwerking met Maykin Media werkte Raakvlak Advies mee aan drie nieuwe registers die voortbouwen op de lessen van de afgelopen jaren. En die lanceren we nu.

Een logische volgende stap

Binnen veel gemeentelijke toepassingen worden vergelijkbare soorten informatie vastgelegd. Denk aan een verzoek van een inwoner, een taak die nog moet worden uitgevoerd of een bericht dat wordt verstuurd vanuit een proces.

Tot nu toe werden zulke gegevens vaak opgeslagen via de Objecten API. Dat bood veel flexibiliteit. Gemeenten konden zelf bepalen welke gegevens ze vastlegden en hoe die waren opgebouwd.

Die vrijheid was waardevol in de beginfase van Common Ground. Maar naarmate meer gemeenten dezelfde toepassingen gingen gebruiken, ontstond ook een nieuwe uitdaging. Als iedereen dezelfde soorten informatie opslaat, wordt het interessant om daar een gedeelde standaard voor te ontwikkelen, om samenwerking te vereenvoudigen.

Van generieke opslag naar specifieke registers

Dat leidde tot de ontwikkeling van drie nieuwe oplossingen: het Takenregister, het Verzoekenregister en het Berichtenregister. De Objecten API is vooral een generieke opslagvoorziening. Deze nieuwe registers zijn specifiek ontworpen voor een bepaald doel, waardoor systemen precies weten welke gegevens er zijn en hoe ze daarmee moeten omgaan. Daardoor kunnen applicaties ook weer eenvoudiger met elkaar samenwerken.

Eén plek voor alle taken

Het Takenregister zorgt ervoor dat taken vanuit verschillende gemeentelijke systemen op dezelfde manier kunnen worden aangeboden aan inwoners. Of een taak nu afkomstig is uit een vergunningenproces, een zaaksysteem of een andere applicatie, voor de inwoner komt alles samen op één plek.

De waarde daarvan gaat verder dan overzicht alleen. Omdat alle systemen dezelfde standaard gebruiken, kunnen inwoners automatisch herinneringen ontvangen wanneer een deadline nadert of wanneer actie nodig is. Via Notify NL kunnen uitnodigingen, herinneringen en bevestigingen automatisch worden verstuurd.

Een gedeelde taal voor verzoeken

Het Verzoekenregister vormt misschien wel de belangrijkste bouwsteen voor toekomstige dienstverlening. In het register staan verzoeken die inwoners indienen, en een centrale beschrijving van alle verzoektypen die een gemeente kent. Het wordt daarmee één gedeelde bron van kennis. Andere toepassingen kunnen automatisch opvragen welke gegevens nodig zijn voor een specifiek verzoek.

Dat biedt interessante mogelijkheden. Een formulier kan automatisch de juiste vragen tonen. Een chatbot kan vervolgvragen stellen op basis van het gekozen verzoektype. En toekomstige AI-toepassingen kunnen dezelfde definities gebruiken om inwoners beter te ondersteunen. Alle kanalen werken daarbij vanuit dezelfde uitgangspunten.

Communicatie vanuit één bron

Ook het Berichtenregister dringt versnippering terug. Veel gemeenten communiceren via verschillende systemen, kanalen en processen. Daardoor ontstaat al snel onduidelijkheid over welke berichten zijn verstuurd en wat een inwoner precies heeft ontvangen.

Het Berichtenregister legt alle communicatie centraal vast. Berichten worden automatisch beschikbaar gemaakt in de gemeentelijke Mijn-Omgeving en kunnen daarnaast worden aangeboden via e-mail, sms, pushberichten of de Berichtenbox van MijnOverheid. Voor inwoners ontstaat één manier van communiceren vanuit de overheid. Voor gemeenten ontstaat één centrale bron van waarheid.

Bouwen aan een overheid als geheel

Wanneer gemeenten dezelfde standaarden gebruiken voor verzoeken, taken en berichten, kan de data ook op landelijk niveau beschikbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld via MijnOverheid. Dat sluit aan bij de Common Ground-visie en de strategie om te komen tot één overheid als samenhangend geheel. Open standaarden zorgen ervoor dat lokale innovaties uiteindelijk kunnen uitgroeien tot landelijke voorzieningen.

Van ontwikkelen naar beproeven

De komende periode staat in het teken van praktijkervaring. De eerste implementaties worden beproefd binnen onder meer de gemeenten Rotterdam en Den Haag. Tegelijkertijd werken we samen met VNG Realisatie en verschillende landelijke gremia aan verdere aanscherping van deze standaarden.